Как организовать пресс-подход

Пресс-подход – эффективный способ привлечения внимания журналистов, ведь он дает возможность получить информацию от первого лица. Поэтому важно тщательно подготовиться к каждому этапу мероприятия. Разбираемся на Pressfeed, что необходимо сделать для успешного проведения пресс-подхода.

Пресс-подход — это выход спикера (или спикеров) к журналистам до, после или во время проведения какого-либо мероприятия. Допустим, проходит конференция, на которой ваш руководитель делает доклад. А после доклада он выходит пообщаться с журналистами. Во время пресс-подхода у журналистов появляется возможность задать вопросы спикеру напрямую, возможно, даже не по теме мероприятия.

Подготовка к пресс-подходу

Тщательное планирование пресс-подхода во многом определяет успех мероприятия.

При подготовке приглашений на мероприятие журналистов или пресс-релиза, обязательно укажите, что планируется пресс-подход с участием руководителя/руководителей. Так вы заинтересуете СМИ в том, чтобы посетить мероприятие и заранее аккредитоваться на пресс-подход.

Место проведения пресс-подхода должно иметь хорошую освещенность и звук без эха. Чтобы каждое слово участников мероприятия было слышно максимально отчетливо, позаботьтесь о наличии работающей техники (колонках и микрофоне) и заранее договоритесь, чтобы в момент проведения пресс-подхода рядом не звучала посторонняя музыка.

Важную роль играет и размер площади: всем участникам мероприятия должно хватить места. Необходимо продумать ограждение зоны от нежелательной публики (дабы никто не мешал вашему общению с журналистами). Кстати, для самих журналистов также требуется оградить территорию, за которую им не стоит заступать.

Скорее всего, понадобятся услуги фотографа и оператора, чтобы получить фото- и видеоотчет пресс-подхода. Если же видеосъемки не будет, то как минимум должна вестись аудиозапись на диктофон (это поможет в дальнейшем избежать неточностей при цитировании ответов спикера).

Если у спикера во время выступления будут использоваться видеоматериалы или презентация, то необходимо позаботиться и о наличии большого экрана. 

Обязательно учитывайте время проведения. Лучше всего организовывать пресс-подход:

• после основного выступления вашего шефа;
• во время перерыва между сессиями или докладами;
• в финале основного мероприятия.

Не менее, чем за сутки необходимо собрать списки аккредитованных журналистов. Запомните имя и название СМИ каждого журналиста, который принимает участие в пресс-подходе. Очередность подачи вопросов спикеру обычно такая: сначала — от представителей федеральных каналов, потом – федеральной прессы и иностранных СМИ, затем идут региональные представители и издания с небольшим тиражом.

Чтобы руководитель или спикер не волновался перед выступлением на публике, распишите для него план проведения мероприятия заранее. Сформулируйте небольшой список из наиболее вероятных вопросов (постарайтесь заранее выяснить у журналистов, какие вопросы их интересуют), а также тезисно подготовьте ответы.

Ольга Панова

руководитель центра компетенций PR диджитал-агентства «Менделеев маркетинг»

Чтобы до начала пресс-подхода журналисты уже успели погрузиться в тему, мы заранее отправляем им документ, где корректно написаны все имена и регалии спикеров, а также время, место встречи и как к нему добраться. Как подготовить руководителя/спикера к пресс-подходу журналиста? Во-первых, хотя бы за день до пресс-подхода сориентировать его (их) о возможных вопросах со стороны журналистов. Во-вторых, предоставить тезисы ответов на эти вопросы, в которых содержатся цифры, доказательства, выводы; спикер может воспользоваться этими данными для ответа, а может и нет. Но наша задача – помочь ему сориентироваться в теме. В-третьих, если позволяет время, есть смысл порепетировать со спикером ответы на вопросы на камеру. Это поможет герою посмотреть на себя со стороны, снять некоторые зажимы и в момент пресс-подхода чувствовать себя более уверенно. Помните: не все спикеры разговорчивы, и это нормально. Научить их держаться в кадре – наша с вами задача.

Смотрите также:

5 основных видов пресс-мероприятий: что выбрать и как организовать

Проведение пресс-подхода

Приезжать на место проведения мероприятия всегда необходимо заранее, чтобы успеть перепроверить уровень подготовки. В первую очередь – то, как работает техника. 

Перед началом мероприятия ещё раз пробегитесь по основным вопросам. Чтобы все успели выступить, соблюдайте тайминг. Если в пресс-подходе участвует несколько спикеров, то на каждого нужно отвести не более 15 минут.

В конце мероприятия раздайте всем присутствующим свои визитки с контактными данными, чтобы журналисты могли направить вам дополнительные вопросы, которые они не успели задать во время пресс-подхода. На все вопросы желательно успеть ответить в течение 1-2 дней (уважайте свое и чужое время). 

Ольга Панова

руководитель центра компетенций PR диджитал-агентства «Менделеев маркетинг»

Иногда во время проведения пресс-подходов могут возникнуть курьезные случаи. Например, на мероприятии АПК во время пресс-подхода с замминистра сельского хозяйства на сцену вместо 3 спикеров вышло 4 (добавился еще один от региона). Надо было объявить всех. Не знаю, как, но мозг экстренно сработал и вспомнил имя, отчество, фамилию и все регалии дополнительного спикера. До сих пор не понимаю, как это произошло, потому что сейчас, в спокойной ситуации, я вряд ли повторю их.

Смотрите также:

Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. Чек-лист

В каких случаях не стоит проводить пресс-подход

Бывают ситуации, когда организовывать пресс-подход попросту нет смысла. Самый распространенный вариант – когда тема не актуальна и по ней уже и так достаточно материала. Или вы не смогли заинтересовать журналистов своим предложением, и на участие откликнулось очень мало людей.

Не стоит затрагивать острые темы. В этом случае вместо диалога с журналистами спикеру придется отбиваться от их каверзных нападок.

Также не стоит проводить пресс-подход, если спикер не уверен, что достаточно хорошо владеет информацией по теме.