Пресс-конференция на другом конце страны: 6 правил грамотной организации

Недавно пресс-служба Yota организовала пресс-конференцию по запуску мобильного оператора на Сахалине. Даже небольшое мероприятие на другом конце страны с разницей во времени в восемь часов — это то еще приключение. PR-директор Yota Ольга Алексеева рассказала Pressfeed, что команда вынесла из этого необычного опыта, а также об особенностях организации пресс-мероприятий в регионах.

PR-директор Yota Ольга Алексеева

Место придется выбирать “вслепую”

Для начала нам предстояло дистанционно подобрать подходящую площадку (спойлер — это оказалось самым сложным этапом). Мы всегда стараемся отразить тему не только в выступлении спикера, но и в общем формате события. Например, наш B2B-продукт, ориентированный на представителей малого и среднего бизнеса, мы запускали в коворкинге.

Если тему сложно отразить в выборе площадки, мы выбираем место, которое соответствует нашему бренду. Так это было и в Южно-Сахалинске, где пресс-конференция была посвящена запуску услуг Yota в этом регионе. Мы искали стильное современное пространство — и выбрать его нужно было только по фотографиям.

Центр не всегда там, где кажется

Не факт, что карта города отражает реальное положение вещей: центр может оказаться совсем не в том районе, где он должен быть с точки зрения логики и геометрии. К тому же по карте невозможно определить, удобно ли добираться до площадки на общественном транспорте и можно ли поехать туда на машине (читай — есть ли парковка). Когда будете принимать решение, где проводить мероприятие, посоветуйтесь с местными. И вообще, …

…Нужно взглянуть на все глазами местных жителей

Нам удалось подобрать пять-шесть кафе, которые подходили нам. И тут мы столкнулись с удивительным — почти все они отказались закрыться для нас в утреннее время (хотя стоимость аренды явно покрыла бы доход заведения в эти — не самые популярные — часы). Мы стали рассматривать альтернативные варианты — прогулка на корабле, популярный курорт в черте города, с которого открывается прекрасная панорама на Южно-Сахалинск. Хорошо, что мы посоветовались с теми, кто живет на Сахалине. Нам это казалось оригинальным, а вот им уже приелось — журналисты просто не стали бы тратить время, чтобы покататься с нами на корабле или добраться до курорта.

Смотрите также:
Пресс-конференция: «Слухи о моей смерти сильно преувеличены»

Вам потребуется человек в том же часовом поясе

В итоге мы договорились с кафе в одной из гостиниц. По фото оно соответствовало тому, где бы нам хотелось провести мероприятие, на 70%. Но они были готовы закрыться для нас и даже давали бонусы вроде дополнительного зала под фуршет — это компенсировало остальные 30%.

Мы долго согласовывали меню, оборудование, расстановку мебели. Связь с площадкой все это время держал наш региональный маркетолог во Владивостоке — в том же часовом поясе, что и Южно-Сахалинск. Мы пробовали решать эти вопросы из Москвы, но процесс явно затягивался: между каждым письмом и ответом на него проходило минимум десять часов. Когда рабочий день у нас только начинается, там он уже заканчивается. После 18.00 по местному времени на наши письма никто не отвечал — видимо, это ещё одна особенность региона.

График другого региона не всегда совпадает с вашим

В Москве наши пресс-мероприятия обычно начинаются в 11 часов утра, на это же время мы ориентировались и в Южно-Сахалинске. На первый час мы запланировали официальную презентацию и вопросы спикеру, на второй — фуршет и неформальное общение. Мы не учли, что местные редакции работают, в основном, с 8 до 17. Поэтому наша пресс-конференция пришлась практически на середину рабочего дня. Учитывая, что в небольших городах, редакции обычно состоят из нескольких человек, отсутствие одного из них на рабочем месте может быть критично.

У местных СМИ могут быть другие привычки

Оказалось, что там журналисты не очень охотно ходят на конференции. Если бы мы рассчитывали на стандартную московскую явку, то закупили бы много ненужной сувенирки, еды и напитков. Благодаря своевременным советам, мы не потратили лишние деньги.

Приезжайте заранее

Когда организуешь мероприятие в нескольких тысячах километров от города, в котором живешь и работаешь, организовать промежуточный выезд на место не всегда возможно. Поэтому мы прилетели в Южно-Сахалинск за день до мероприятия и сразу поехали на место проведения. Конечно, поменять что-то глобально мы бы уже не успели, но небольшие доработки за сутки сделать можно. Например, мы попросили поставить дополнительные таблички навигации и утвердили новый план расстановки мебели. Нам не пришлось это делать в последний момент и все прошло без сбоев.

Если у вас есть возможность нанять местное агентство для помощи в организации, не пренебрегайте ею. Но помните, что подрядчики в регионах могут быть менее гибкими при сотрудничестве, например, работают только по своему шаблону договора или при 100% предоплате.