Как добывать информационные поводы внутри организации?

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Пресс-служба»

Каждый специалист по связям с общественностью знает, что нужно транслировать в мир новости своей компании и делать это регулярно. Особенно если компания крупная и в ней постоянно что-то происходит. Но новости, к сожалению, не падают на пиарщиков прямо с неба в рабочую почту. Новости приходится добывать и порой надо прилагать усилий не меньше, чем это делают журналисты. Потому что сотрудники вашей организации и руководители подразделений живут себе преспокойно без всякого пиара и чаще всего не понимают ничего в информационных поводах и не считают, что у них происходит что-то достойное публикации. Или наоборот считают интересной любую фигню, не стоящую выеденного яйца.

И вот появились в компании вы – человек, который понимает, что такое новости, как их создавать, чем инфоповод отличается от домашней радости и как его трансформировать в публикации. Теперь дело за малым – вам необходимо сырье для вашей минифабрики новостей – нужно знать, что делается внутри вашей организации, какие происходят события и какие будут происходить.

Но сотрудникам в большинстве случаев совершенно наплевать на ваши проблемы. Они себе трудятся каждый на своем посту и вникать в ваши заморочки совершенно не хотят.

Как же быть? Предлагаю обсудить несложный набор действий, который вам надо претворить в жизнь, чтобы решить данную проблему.

Начинать нужно всегда с обсуждения важности информационной политики с первым лицом компании. Заручитесь поддержкой босса, объясните ему суть информационной работы и расскажите почему вам все время нужны инфоповоды и как важно, чтобы в этой работе принимали участие все сотрудники компании.

Далее вам необходимо разработать в организации документ об информационной политике и информационные регламенты. Основное назначение этого инструмента: дать сотрудникам предприятия шпаргалку, сверяясь с которой они смогут оценить важной и нужность или наоборот опасность для организации той или иной информации, которая оказалась у них в руках и получат инструкцию, как действовать в той или иной ситуации – алгоритмы. И будут понимать, в каком случае нужно срочно привлекать пресс-службу компании. Речь пойдет и о положительных инфоповодах и о кризисах – какую информацию мы будем распространять, а какую держать в строжайшей тайне. Там же надо прописать и критерии срочности и ценности информации в зависимости от ее свежести. У людей, не связанных с медийной работой порой нет понимания, что в случае с инфоповодом счет может идти не только на дни, но и на часы.

После этого добейтесь того, чтобы был выпущен приказ, обязывающий всех в компании изучить вашу информационную политику и соблюдать регламенты. Это просто формальность, которая вряд ли кого-то реально заставит вести себя по другому, но ее все равно надо соблюсти.

Следующим шагом вам необходимо при поддержке первого лица собрать всех ключевых руководителей подразделений на совещание-тренинг, во время которого вы расскажете им в красках о том, зачем вы делаете свою работу, почему нужна информационная политика и представите документ, который вы создали, рассказав вживую основные принципы работы в информацией. И попросите их вас всячески поддерживать и помогать вам. А шеф должен в этот момент грозно хмурить брови и авторитетно кивать.

Фото: фотодженика

Если коллектив компании не очень большой – попросите собрать общее собрание коллектива на эту же тему или проведите по такому собранию в каждом ключевом подразделении компании, потому что руководители это хорошо, но нужными нам знаниями про информационную политику должны обладать все сотрудники компании, так как порой именно они находятся на передовой и узнают какие-то вещи, которые могут или кому-то сообщить или не придать им значения.

Далее по пунктам:

1. Добейтесь права участвовать в оперативках в вашей компании и всех важных совещаниях
2. Добейтесь права на регулярные встречи с первым лицом, чтобы задавать ему вопросы о том, что происходит в компании, куда она движется, какие намечаются проекты.
3. Добейтесь права на регулярные встречи с руководителями ключевых департаментов с той же целью.
4. Добейтесь того, чтобы вас ставили в копию при служебной переписке по важнейшим проектам компании.
5. Используйте инструменты геймификации – пусть подразделения компании зарабатывают специальные баллы за интересные инфоповоды, которые закончились публикацией. Накапливая эти баллы они не только будут соревноваться с другими подразделениями, но и смогут впоследствии их обменять на что-то интересное – премию, подарки, корпоративные сувениры, участие в интересных мероприятиях и так далее.
6. Сделайте всех ключевых сотрудников своими союзниками, станьте важным, нужным и полезным человеком, задействуйте инструменты нетворкинга. Помогайте сотрудникам решать их профессиональные и личные проблемы и они помогут вам в ответ решать ваши.
7. Торгуйте публичностью – многие руководители департаментов и ведущие специалисты также как и первое лицо хотят светиться в прессе, появляться на телеэкране и давать интервью. Просчитайте таких людей и дайте им такую возможность, попросив в ответ помогать вам в поиске и создании инфоповодов. Они будут самыми верными вашими союзниками.
8. Изучайте документы, корпоративную прессу, тусуйтесь в курилках и имейте агентов влияния, которые будут вам рассказывать не только, что произошло, но и о чем шепчутся сотрудники.
9. Выступайте в корпоративной прессе периодически с напоминанием важности информационной политики и участия в подготовке новостей всех сотрудников компании. Людям свойственно забывать то, что не является для них первостепенным. Вам нужно напоминать им постоянно о том, что важно для вас и для компании.
10. Не забывайте говорить спасибо тем, кто помогает вам добывать новости внутри организации и делать им что-то доброе в ответ. Это доброе не всегда должно быть материальным. Иногда простая благодарность творит чудеса. Отмечайте авторов самых интересных новостей грамотами, пишите о них на страницах той же корпоративной прессы. Выделяйте их и они будут стремиться помогать вам снова и снова.

Ваша задача создать мощный поток входящих новостей из всех уголков вашего предприятия, чтобы вместо беготни и добывания этой информации заниматься только сортировкой и обработкой.

Информационная работа внутри компании это большой и сложный процесс, требующий ежедневного кропотливого труда, содержащий большое количество рутины и порой война с ветряными мельницами. Чем больше союзников вы приобретете на своем пути, тем легче вам будет двигать этот процесс. А другого выхода нет – сам он никогда не двигается.

Удачи вам на этом нелегком поприще.