Как приучить себя к дедлайну: 13 практических советов и лайфхаков от пиарщиков

Способность работать в условиях постоянного дедлайна настолько редка, что её всё чаще вписывают в резюме в качестве особых навыков. Но ведь у всех в сутках 24 часа – как же так получается, что одни успевают больше других и никогда не нарушают дедлайны? Мы попросили экспертов Pressfeed поделиться их правилами жизни относительно дедлайнов. В ответ получили бонусом ещё и много советов по работе с комментариями непосредственно на Pressfeed. Советуем прислушаться —  эти ребята знают о чем говорят.

Катя Суховей, директор по маркетингу Paper Planes: 

— Чтобы распределить нагрузку и не упустить ничего, первым делом надо создать диаграмму Ганта. Если кто-то этим не пользуется – скорее начинайте, узнаете о себе много нового. Ещё хороши ежедневные отчетности: с утра планы, вечером фактические достижения. Через некоторое время можно вернуться к Ганту и скорректировать его – если планирование не подвергается кайдзену, значит не используется вовсе. (Это снова к вопросу метода PDCA и многим другим).

Елена Грачева, PR-менеджер Viber Media: 

— Мне решать срочные вопросы помогают социальные сети. Журналисты очень часто пользуются ими для отправки запроса на комментарий. И, безусловно, если вопрос стоит остро, то и комментарий должен последовать незамедлительно. Здесь на помощь мне приходит чат, созданный специально для ответов на срочные запросы. Там собраны все спикеры отвечающие за оперативное реагирование и даже основатели Viber. Именно этот чат позволяет мне быть оперативной в разрешении кризисных и острых вопросов.

Анна Чуксеева, Head of PR Пронто Медиа Холдинг (IRR.RU, JOB.RU): 

— Придерживаюсь принципа, если можно ответить сразу на письмо или запрос, то отвечаю. Например, небольшой комментарий на Pressfeed можно написать сразу — тогда про него точно не забудешь и отправишь ответ в первых рядах. Если мне нужно время на подготовку, то ставлю напоминалку в Outlook и список комментариев веду в ежедневнике. Там я все записываю и потом с упоением вычеркиваю. Если комментарий очень важный, а дедлайн приходится на выходной или праздник могу поставить напоминалку на телефон.

Александр Зайцев, PR-специалист Original Works:

— Провалил дедлайн или нет – это все о подходе. Нужно структурировать свой рабочий процесс максимально.

Заношу список задач в программу Wunderlist, она синхронизирована у меня на компьютере и смартфоне. Проставляю даты и вижу общую картину, корректирую, примерно прикидывая сколько времени каждая задача у меня займет. Сначала планирование дел на месяц, потом на неделю. Выставляю приоритетные задачи, чьи дедлайны провалить вообще никак нельзя. Внутри декомпозирую большие задачи на несколько мелких – так легче справляться и видно общую картину.

Если дело касается лично моей работы, ставлю счетчик по системе pomodoro – 25 минут полное погружение, нельзя позволять себе отвлекаться ни на минуту. Потом 5 минут отдыха, даже если дело в руках горит, нужно остановиться – так получается не перегружать мозг сверх меры, а ведь это наш главный ресурс.

Если стоит задача подготовить текст, сначала работаю над скелетом в xMind. Это бесплатная программа по составлению интеллект-карт. По мне, такие карты гораздо удобнее тезисных планов – легче работать со структурой, а написание текста после превращается в скорее механическую работу и получается экономить драгоценное время.

Юлия Джанибекова, пресс-секретарь Allbiz в России: 

— Без оптимизации рабочего процесса в пиаре не может быть и речи об эффективности: в голове все не удержишь, в блокноте искать записи долго, да и записывать несподручно.

Несмотря на то, что под рукой всегда несколько блокнотов, все свои задачи я фиксирую в Битрикс24, устанавливаю там сроки выполнения задач, и система делает мне напоминание, если дедлайн на подходе. Там же я заношу все свои контакты и активности в CRM-систему – это очень удобно для тех, кто много общается с разными людьми: ведь иногда коммуникация прерывается на какое-то время, и ты можешь забыть о человеке или договоренностях, к которым вы когда-то пришли.

В качестве агрегатора всех своих знаний я использую OneNote. Туда на скорую руку копирую все, что попадает в фокус моего внимания: ссылки, статьи, книги, потом быстро нахожу нужную информацию по одному ключевому слову.

На Pressfeed часто появляются интересные запросы от журналистов с коротким дедлайном. Если я могу предоставить эксклюзивную информацию по теме, но не укладываюсь в срок, я пишу журналисту короткий питч, где прошу предоставить его контакты, чтобы выслать материал чуть позже на e-mail. Все журналисты любезно предоставляли свои контакты.

Марина Полякова, пресс-секретарь, выставка «Ярмарка недвижимости»:

— В начале, я пыталась писать все в ежедневник. Но этот план провалился, ибо я стала обрастать бумажками, листочками и прочими пространствами для записи, которые вели себя хуже подростков – уходили без предупреждения, пропадали неизвестно где и появлялись также в своем ритме и без тени раскаяния. Я пробовала завести электронный планер, экспериментировала с размерами и форматами ежедневников, но бумажки стягивались ко мне все с тем же энтузиазмом.

В итоге, я с ними смирилась: сейчас у меня настенный календарь с удобным пространством под записи для каждого дня, где я фиксирую задачи с дедлайном неделя и больше. И все те же листочки. Но теперь один из них надежно вложен в клавиатуру (между цифрами «4» и «8»), эдакий «царь-листочек», где мелким шрифтом записаны дела на ближайшие дни. А все остальные листочки живут своей жизнью.

За что люблю Pressfeed, так это за жесткость сроков. Причем не указанных журналистом, а фактических. По опыту и специфике темы, если не попал в первые 4 комментария, шанс пригодиться журналисту тает с каждой минутой. Поэтому, когда вижу запрос на мою тему, я даже не тянусь за листочком, чтобы записать задачу. Психологический дедлайн наступает в этот же момент. Прекрасный мотиватор для «ценителей» авралов!

Анна Каримова, директор по взаимодействию со СМИ, СРО «Центр регулирования внебиржевых финансовых инструментов и технологий» (ЦРФИН): 

— Дедлайны я стараюсь не только соблюдать, но и «перевыполнять». Вполне вероятно, что автор начнет детальное изучение темы именно с вашего комментария, и если ваш текст окажется полезен автору, то вы получите ряд преференций, например, максимальное использование именно вашего контента в опубликованном материале.

Особенно это актуально для Pressfeed, ведь часто запросы здесь закрываются досрочно, и вы рискуете потратить время – свое и своего топ-менеджмента – впустую.
Лайфхак, пожалуй, нехитрый, но эффективный: если есть возможность, дедлайн, установленный автором, я урезаю на 20-30%, и весь процесс подготовки комментария отстраиваю уже с учетом этого «сжатого» дедлайна.

Станислав Романов, руководитель отдела продвижения, Startpack:

— Главный лайфхак – делать всё по мере поступления и не призывать кого-то напоминать об этом. Если появился запрос в Pressfeed, то обрабатываю его в тот же день. Если человек обратился ко мне, то я стараюсь сразу же отвечать ему. Если есть задача – выполняю. Иначе это затягивается на недели и месяцы. Быстрее всего я отвечаю именно журналистам. Большую часть задач добавляю в Todoist, расставляя по проектам и приоритетам. Оттуда их удобно переносить на любую дату. К сожалению, для меня «отложить» равносильно слову «забыть».

Элеонора Ершова, заместитель директора по PR, Softline:

— С подавляющим большинством экспертов у нас не возникает проблем с ответами на запросы журналистов. С дедлайнами случается. Если человек понимает, что сильно занят и не успеет сам написать, то иду к нему с диктофоном, потом расшифровываю беседу и делаю из нее «вкусную» выжимку.

Стараемся честно ставить дедлайны спикерам, оставляя себе лишь минимум времени на редактуру. И люди понимают, что если пришла задача ответить на вопросы до вечера – то это надо сделать именно до вечера, а никак не утром, когда уже «поезд уйдет».

Еще одно правило, которого, думаю, придерживаются все пиарщики: если необходимо дать срочный и важный комментарий для значимого издания – мне (извините) всё равно, закончился у сотрудника рабочий день или продолжается, в офисе ли он, в отпуске или в командировке. Я звоню на мобильный, извиняюсь за беспокойство, но договариваюсь. И ни у кого такая настойчивость не вызывает возражений: мы все делаем одно общее дело.

Надежда Козицкая, руководитель коммуникационного агентства MVN:

1. Если ни один из дедлайнов по запросам «не горит», мои сотрудники просто готовят материалы по степени их приоритетности. Вообще присылать материалы заблаговременно – это то, к чему мы стремимся. Журналисту приятно, а нам – больше шансов попасть в текст, когда присылаешь ответы в числе «пионеров». Не так давно был случай как раз с запросом на Pressfeed. Запрос прямо-таки идеальный: издание весомое, тема «наша», дедлайн через неделю. Собираясь отправить материал к назначенному сроку, мы обнаружили, что сбор ответов уже давно закрыт, поскольку их набралось достаточное количество. Грустно, зато неплохой урок на будущее.

2. Если дедлайн на носу – допустим, комментарий нужен через 15 минут, нужно несколько секунд, чтобы сконцентрироваться, затем накидать основные идеи и расставить их в логической последовательности. Пусть лучше несколько строк, пусть они даже изложены отрывочно, но по делу. В этом случае пригождается умение писать быстро и сразу «чисто», без грамматических и пунктуационных ошибок, чтобы в случае жесткого дедлайна можно было обойтись даже без вычитки готового материала.

3. В течение дня приходит много писем, отдельные из них требуют обдумывания, обсуждения и обстоятельного ответа, на которые в данный момент нет времени. Я заметила, что людям свойственно отложить подобное письмо и благополучно о нем забыть. Потом начинаются уточняющие/напоминающие письма с другой стороны, звонки, и все это ведет к обоюдной потере времени. Чтобы этого не происходило, я сама пользуюсь и всем рекомендую такой простейший способ: на каждое отложенное письмо СРАЗУ создаю ответ. После того, как разделаешься с первоочередными делами и появится время, «колбаса» из ответов сама напомнит об отложенных задачах.

Александр Трифонов, главный эксперт «Правовой Сервис 48Prav.ru»:

— Чтобы сократить время, мы всегда уточняем на какие именно вопросы журналисту нужно получить ответы с юридической точки зрения, а где по бизнесу. Если видим в запросе необходимость на экспертный комментарий юриста, то обязательно уточняем детали. Недавно в ответ на такой очередной запрос мы получили на Pressfeed такую формулировку – «ну четче, чем я уже сформулировал мне сложно придумать… «. Мы не можем гадать и придумывать запрос за журналиста, если мы это сделаем, то есть риск, что мы промахнемся, а тратить время на холостые выстрелы нам, опытным в стрельбе мастерам, во всех смыслах, ни к чему.

Константин Парфененок, директор по внешним коммуникациям, andgo.travel:

— У меня три простых правила:

1) Раскидывать по темам то, что можно сделать быстро и что займет чуть больше времени, чем быстро,. И делать то же самое с запросами и темами, поступающими за день.

2) Помнить, что не всегда вышеназванный дедлайн соблюдается коллегами – даже если опоздали, всегда можно заслать опоздавший комментарий – вдруг номер/текст/выпуск еще не сдался и в нем найдется место.

3) Держать телефон под рукой и на виду с 17 до 21 часа и находиться в тишине, чтобы не попасть в ситуацию, когда вы в кино или в магазине, а срочно нужно дать комментарий, например для радио. А то получится примерно так: «Константин Алексеевич, расскажите нам про это и это», а в ответ – голос громкоговорителя: «Менеджера рыбного отдела просят срочно подойти к кассе номер девять».

Виталий Кутин, руководитель PR-проектов, юридическая фирма «Клифф»: 

— Поскольку комментарии для СМИ готовлю не я лично, а уважаемые юристы нашей компании, при малейшем моем подозрении на возможную «просрочку», лайфхак следующий: прийти с улыбкой в кабинет и в прямом смысле слова «зависнуть» над ними.
Обычно это срабатывает, и публикация отправляется журналисту задолго до дедлайна.
После выхода материала непременно направляю автору ссылку на публикацию или лично вручаю печатный номер со словами «Поздравляю!». После этого успех в написании будущих комментариев и статей обеспечен.