Как проверить, возьмут ли в СМИ ваш пресс-релиз

Эксперты в PR по просьбе Pressfeed описали свой опыт в подготовке пресс-релизов. Получились основные правила написания и оформления, чек-лист и три заповеди идеального пресс-релиза.

Зачем вообще писать пресс-релиз в 2021?

Вот несколько ключевых преимуществ, которые даёт написание и распространение пресс-релизов:

• Освещение на сайтах СМИ и в блогах;
• Трафик на свой сайт;
• Размещение в новостных агрегаторах;
• Повышение поисковых рейтингов;
• Рост авторитета компании.

Пресс-релиз не поможет волшебным образом попасть на обложку Forbes или РБК. Но если всё сделать правильно, релиз может стать мощным инструментом для распространения нужной бизнесу информации. Поэтому пока одни спорят в Фейсбуке об актуальности рассылки пресс-релизов сегодня, другие учатся использовать её эффективно и развивают сам метод.

Александр Сторожук

Founder PRNEWS.IO

В первую очередь, выбирая инфоповод, мы анализируем тематику, аудиторию и запрос определенных СМИ — отраслевых, региональных или центральных — на ту или иную информацию, и соотносим их со спецификой деятельностью компании. Главное, перед тем, как выбрать инфоповод, спросить себя: «Кому и зачем я хочу сообщить новость? И как сделать так, чтобы она была полезной?»

Так, исходя из опыта взаимодействия PRNEWS.IO с редакциями региональных медиа, отлично работают пресс-релизы на тему исследования трафика СМИ определенного региона или СМИ конкретной отрасли (электронная коммерция, маркетинг и PR, криптовалюта) Например, «ТОП-10 онлайн-медиа N-ской области» или «ТОП-20 сайтов о криптовалютах».

Но особенно действенны наши микроисследования в отношениях с локальными СМИ, которые испытывают дефицит контента. Так, мы получили более 20 бесплатных размещений и ссылок на наш сайт, подготовив рейтинг «ТОП-10 самых популярных СМИ Оренбургской области за 2020 год». Об этом написали более 20 онлайн-площадок.

Нужно помнить, что даже пресс-релиз с инфоповодом «на миллион» рискует отправиться в корзину, если текст безграмотно оформлен. Редактор не станет тратить драгоценное время, пробираясь через «простыню» однородного текста.

Основные правила написания и оформления пресс-релиза

1. Структура: заголовок, лид, основной текст, разбитый на короткие абзацы, цитаты и справка о компании с контактной информацией. Золотым стандартом пресс-релиза считается объем текста до 3 тысяч знаков.
2. Демонстрация написанного через инфографику, иллюстрации, качественные фото. Все должно быть емко, наглядно и в меру.
3. Смысловой баланс: один текст должен быть посвящен одной мысли, не приплетать смежные темы. Редактор не будет пробираться через перипетии сюжетных линий — это не сериал на Нетфликсе.
4. Чтобы сообщение не попало в папку «Спам» и редактору захотелось прочитать его, уделяем внимание ключевым правилам деловой переписки. Дополняем материалы компании сопроводительным текстом и правильно обозначенной темой.
5. Не стараемся рассылать один и тот же пресс-релиз в десятки изданий. В 99% случаев редактор отправит его либо в коммерческий отдел, либо в «корзину». Лучше следить за актуальными для целевой аудитории трендами в культурной, политической, общественной или любой другой сфере. Это делаем с помощью различных сервисов, например, Google Trends.

Смотрите также:

Как создать крутой инфоповод из ничего. 10 способов

Марина Сигай

руководитель проектов консалтинговой группы «Полилог»

Инфоповод должен быть не громким, а точным — точно попадающим в целевую аудиторию, соответствующим ее запросам и интересам. Сразу решаем, какие ключевые сообщения можно органично связать с инфоповодом. Чтобы сообщение увидела целевая аудитория необходимо, чтобы пресс-релиз сначала заинтересовал редакции. При соблюдении некоторых правил, шансы на это возрастают.

Наполняем текст фактурой: результатами исследований, данными экспертов, цифрами.

Снижаем градус рекламности. Пресс-релиз не должен содержать только цитаты эксперта. Масштабируем тему, привлекаем спикеров из смежных областей, рассказываем о рынке в целом, а не об отдельно взятой компании или продукте.

Схема «перевернутой пирамиды». Мы до сих пор регулярно сталкиваемся с тем, что райтеры начинают пресс-релизы с «воды», самую важную информацию нужно раскрыть в первых двух абзацах.

Не забываем все данные из внешних источников подкреплять гиперссылками.

В пресс-релизе даем ссылку на фотографии на файлообменнике. Некоторые пытаются хитрить и пишут журналистам, что готовы выслать фото по запросу. Таким образом отслеживают интерес к пресс-релизу. Журналистов это справедливо раздражает, поэтому мы предоставляем информацию сразу и в максимально удобном виде. В письме кратко описываем суть релиза, чтобы не приходилось открывать вложение.

Если уверены, что пресс-релиз интересный, сначала направляем его в топовые деловые или общественно-политические СМИ, для них важна эксклюзивность. После текст можно переписать, изменить и уже делать рассылку по СМИ второй категории.

Для глянца и lifestyle изданий работают креативные рассылки. Например, для одного фитнес-клуба помимо электронных релизов мы подготовили и разослали в редакции специальный бокс, в котором были резинки для тренировок, средства для ухода за телом, рекомендации, как оставаться в форме даже в отпуске. Зашло на ура!

Смотрите также:

Как написать хорошую статью. Инструкция

Чек-лист для пресс-релиза

• Оформление:
  • структура (заголовок, лид, основная часть, справка о компании);
  • текст разделен на абзацы;
  • шрифт 12-14 пунктов;
  • жирным выделен только заголовок;
  • не используйте выделение цветом;
• Исключите опечатки и ошибки.
• Если вы используете не общеизвестные сокращения или аббревиатуры, то в первый раз в тексте их нужно расшифровать, далее можно использовать в сокращенном виде.
• Проверьте ФИО и должности лиц, упоминаемых в пресс-релизе.
• Проверьте, что использованные ссылки работают, доступ к файлам открыт.
• Не забудьте указать свои контакты в письме.

Станислав Грушевский

PR-специалист, автор книги «PR в b2b»

И в деловых изданиях, и в глянце, и в узко отраслевых медиа есть свои общепризнанные стандарты новости. Вот на них и стоит ориентироваться при подготовке текста, а для этого нужно просто самому быть читателем такого медиа, уметь поставить себя на место журналиста и здраво оценивать значимость собственной новости для рынка.

Когда я был журналистом и получал релизы, то часто видел одинаковую ошибку: предлагаемый текст был ярко эмоционально окрашенным, с обилием прилагательных в превосходной степени и наличием спорных утверждений. Такой текст, конечно, не мог быть опубликован от имени редакции, поэтому приходилось рерайтить его или отправлять в корзину. А вот блок с цитатами спикера, наоборот, часто выглядел максимально обезличено и состоял из заявлений, под которыми мог подписаться Кэп.

Как выбрать инфоповод для релиза?

Если здраво оценивать ситуацию, у большинства представителей малого и среднего бизнеса довольно редко бывают какие-то значимые события, которые влияют на ситуацию на рынке. Но есть универсальные приемы, позволяющие сделать инфоповод и обеспечить хорошие выходы в СМИ.

Любое событие лучше подавать как часть глобального процесса. Всегда есть глобальные темы «на хайпе»: импортозамещение, коронавирус и связанная с ним тема безопасности, блокчейн и другое. Внедрили автоматизацию на этапе, который всегда и у всех был связан с ручным трудом? Подайте это как новость, что автоматизация пришла в вашу консервативную отрасль или про то, что роботизация заменяет часть профессий. Нашли дистрибьютора и продукция стала доступна в новой стране? Расскажите о том, что ваша отрасль является примером несырьевого экспорта и имеет перспективы, а ваш случай — иллюстрация тренда.

Кроме того, всегда есть множество внешних инфоповодов, в которые можно интегрироваться. Например, пресс-релиз может иллюстрировать как законопроект повлияет на работу в отрасли. К тому же график рассмотрения законопроектов находится в открытом доступе и всегда можно подготовиться заранее с текстом, чтобы предложить его журналисту в нужный момент, когда он будет работать над этой темой.

Айта Лузгина

проектный директор digital-агентства «Интериум»

Инфоповод должен отвечать на главный вопрос читающего, поэтому в тексте с первого абзаца даём ответ на него. А именно: говорим о том, почему инфоповод должен быть интересен читателю. Хуже всего написать пресный пресс-релиз, не сказав о действительно значимых вещах. 

Для пресс-релиза существует четкая структура, которая хорошо воспринимается всеми СМИ. Самое важное — то, что хочет увидеть журналист. Например, если речь в нашем релизе идёт о предстоящем мероприятии, отвечаем на следующие вопросы:

• Почему именно это  мероприятие будет интересно для посещения? Можно ли назвать его формат новым и необычным?
• Кого из медийных персон можно будет встретить на мероприятии?
• Чем гости будут заниматься на протяжении встречи? В какие временные сроки будет проходить та или иная часть мероприятия?
• Указано ли не только имя или название организатора события, но и его бэкграунд?
• Есть ли информация о дате, времени и месте проведения
• Каковы способы регистрации на событие и контактные данные?

Рассылаем пресс-релиз следует только тем СМИ, чей контент соответствует теме новости. Перед рассылкой изучаем рубрики журналиста за последние полгода. Только так можно попасть в точку. 

Постоянно взаимодействуйте со СМИ и будьте проактивны. Журналисты любят людей, которые готовы дать комментарий и помогают им в работе. А длительное сотрудничество обязательно приведет к оперативному решению всех вопросов и хорошему обоюдному результату.

Максимальной эффективности размещения пресс-релиза можно добиться только в том случае, если отправлять текст в релевантные СМИ. Так нет риска попасть в черный список, зато можно стать активным участником процесса, который не создает лишних проблем журналистам, а наоборот способствует их качественной работе.

Три заповеди пресс-релиза

• Не преувеличивайте значимость события;
• Выдвигайте на первый план все важные моменты, а второстепенные — ниже по тексту, в соответствии с уровнем значимости;
• Подбирайте правильные и нужные слова для эффективного донесения информации.